Fotograf na konferenci: jak ho vybrat a připravit, aby fotky byly do 48 hodin

Aby fotky z konference byly hotové do 48 hodin, vyberte fotografa s praxí z konferenčních sálů a nejpozději týden před akcí mu pošlete brief, harmonogram a shot list s řečníky, panely a partnery. Na místě mu určete jednoho kontaktního člověka, domluvte průběžný výběr snímků pro sítě a pravidla pro účastníky, kteří fotografováni být nechtějí.

Konference se od večírku nebo teambuildingu liší přesným programem, řečníky na pódiu, partnery se smluvními závazky a často i paralelními sály a livestreamem. Event manažer proto nepotřebuje jen dobrého fotografa, ale i dobře připravené podklady. Tento návod ukazuje, co do nich patří a jak s fotografem spolupracovat v den akce.

Shrnutí pro rozhodování

• Brief, harmonogram a shot list posílejte fotografovi nejpozději týden předem, ne ráno v den konference.
• Seznam partnerů s povinnými záběry je stejně důležitý jako seznam řečníků.
• Pozici fotografa u pódia a v sále domluvte s AV technikou a režií livestreamu.
• Rozhodněte předem, kdo během dne schvaluje fotky pro sítě a kam se budou nahrávat.
• Informaci o focení dejte do registrace a na místo konání; rozsah licence uveďte v objednávce.

Brief pro konferenčního fotografa

Brief je jedna až dvě strany, které fotografovi ušetří hádání a vám následné opravy. Do briefu konference patří:

• Cíl a kanály: k čemu fotky budou – LinkedIn, tisková zpráva, report pro partnery, propagace dalšího ročníku, interní komunikace.
• Program s časy a označením bloků, které jsou pro vás prioritní.
• Seznam řečníků a panelistů s portrétní fotkou, aby je fotograf poznal i mimo pódium.
• Partneři a jejich nároky: kdo má smluvně slíbené fotky stánku, loga na pódiu nebo vystoupení.
• VIP hosté a vedení, které chcete mít zachycené při networkingu.
• Omezení: místa, kde se nesmí fotit, citlivé prezentace, hosté, kteří si focení nepřejí.
• Kontakt na místě: jeden člověk z organizačního týmu s telefonem.
• Termíny a formát předání: co chcete během dne, co do 48 hodin, v jakém rozlišení a jak roztříděné.

Harmonogram a shot list

Harmonogram říká, kde fotograf v kterou chvíli je. Shot list říká, co z každé části programu musí vzniknout. U konference s jedním sálem stačí program s poznámkami, u kongresu s paralelními sály je potřeba rozhodnout, které bloky pokryje fotograf osobně a kde stačí kratší průchod. Pokud se bloky překrývají a jsou všechny důležité, počítejte s dalším fotografem.

Typický shot list konference:

1. Keynote: řečník v akci s výrazným gestem, celek s plátnem a publikem, reakce sálu.
2. Panely: panelisté v rozhovoru, moderátor, detail mluvícího, celek celého pódia.
3. Sál a publikum: zaplněné řady, dotazy z publika, soustředěné tváře.
4. Networking: rozhovory v kuloárech, u kávy a na obědě, setkání vedení s klíčovými hosty.
5. Partneři: loga na pódiu a na roll-upech, zástupce partnera na pódiu nebo při předávání ceny.
6. Stánky: každý stánek s lidmi a návštěvníky, ne prázdný.
7. Atmosféra a detaily: registrace, jmenovky, materiály, prostor před začátkem.
8. Skupinová fotka řečníků nebo organizačního týmu v předem určeném čase.

U každé položky poznamenejte, pro koho fotka je. Fotograf pak ví, že záběr stánku je povinnost vůči partnerovi, ne doplněk.

Spolupráce s AV technikou a světlo v sále

Konferenční sál je pro fotografa náročné prostředí. Řečníka často osvětluje jen projektor nebo LED stěna za ním, publikum sedí v šeru a scénické světlo mění barvu. Blesk v takové chvíli ruší řečníka i kamery livestreamu, proto se fotí při dostupném světle.

Před akcí domluvte s dodavatelem AV techniky tři věci:

• Světlo na řečníka: zda je pódium nasvícené zepředu, nebo stojí řečník jen v záři plátna. Malá úprava osvětlení výrazně zlepší fotky i záznam.
• Pozice fotografa: kde se může pohybovat, aby nevstupoval do záběru kamer a nestínil projekci.
• Zvukové a kamerové okno: u přenášených akcí kdy je vhodné jít k pódiu a kdy zůstat v pozadí.

Pokud konferenci zároveň vysíláte online, je výhodné mít foto i livestream konference od jednoho týmu, který koordinaci vyřeší interně.

Co fotografovi zajistit na místě

Drobnosti v organizaci rozhodují o tom, jestli fotograf stráví den focením, nebo vyřizováním přístupů. Před konferencí zajistěte:

• Akreditaci s označením produkce, aby ho ochranka i hostesky pustily do sálu, zákulisí a k pódiu.
• Příjezd s předstihem: alespoň 30 minut před začátkem na prohlídku sálu, zkoušku světla a seznámení s kontaktní osobou.
• Zázemí: místo, kde může nechat techniku a brašny, a přístup k zásuvce na dobíjení baterií.
• Připojení k internetu pro průběžné nahrávání fotek na sítě.
• Informaci o změnách programu: posunutý panel nebo náhradní řečník musí fotograf vědět dřív, než nastane.
• Parkování nebo vjezd pro vyložení techniky, zejména u větších sálů a výstavišť.
• Stravu v rámci cateringu u celodenních akcí; fotograf si ji vezme v klidnější části programu.

Jedna zpráva s těmito informacemi den před akcí ušetří desítky minut na místě, které by jinak chyběly při keynote nebo networkingu.

Výběr fotek během dne pro sociální sítě

O konferenci se nejvíc mluví v den konání. Aby marketing mohl publikovat průběžně, domluvte předem tři věci:

1. Okna pro výběr: například po úvodní keynote, po obědě a na konci programu. Fotograf v té době vybere a upraví několik snímků.
2. Místo předání: sdílená složka, do které má přístup člověk, který spravuje sítě.
3. Schvalovatel: jeden člověk, který rozhodne, co jde ven. Bez toho fotky čekají a příspěvek vyjde až druhý den.

Kompletní upravená galerie pak přijde do 48 hodin. Na konferenci Go Up! pro 1 000 účastníků jsme Benefit a.s. předali fotky, aftermovie i reels do 48 hodin od návratu z akce; průběh popisuje případová studie Go Up!.

Práva k fotkám a GDPR souhlasy

Na konferenci se fotí stovky lidí, kteří nejsou vašimi zaměstnanci. Pořadatel by měl účastníky o focení informovat a dát jim možnost se mu vyhnout. V praxi se osvědčuje:

• informace o pořizování fotografií a videa v registračním formuláři a v obchodních podmínkách akce,
• upozornění u vstupu a na plátně před začátkem programu,
• odlišně označené jmenovky nebo šňůrky pro účastníky, kteří fotografováni být nechtějí,
• souhlas řečníků s použitím fotek a záznamu jejich vystoupení.

V objednávce u fotografa vyjasněte licenci: pro jaké kanály, zda smíte fotky předat partnerům a médiím a zda je můžete použít k propagaci dalších ročníků. Konkrétní znění souhlasů doporučujeme konzultovat s vaším pověřencem pro ochranu osobních údajů.

Kolik stojí fotograf na konferenci

Ceny konferenční reportáže v JUMPCUT Unit:

Každá další započatá hodina stojí 3 500 Kč, další fotograf na paralelní sál 2 500 Kč za hodinu a expresní dodání +30 %. Krátké akce do 3 hodin pokryje první varianta, celodenní konference s networkingem a večerním programem varianta na 10 hodin.

Jak to probíhá s JUMPCUT Unit

1. Brief a program: projdeme harmonogram, shot list, partnery a kanály.
2. Návrh pokrytí: rozsah hodin, počet fotografů, případně video nebo livestream.
3. Koordinace s AV technikou a organizačním týmem před akcí.
4. Den konference: focení při dostupném světle a průběžný výběr pro sítě.
5. Předání: celá upravená galerie do 48 hodin, roztříděná podle bloků programu.

Podrobnosti o pokrytí konferencí najdete na stránce fotograf na konferenci v Brně, další typy akcí na stránce foto a video z eventů. Obecná kritéria výběru eventového fotografa shrnuje článek Fotograf na firemní akci. Program vaší konference nám pošlete přes kontakt.